Medlemsmøte 28.11.2019

Til stede: representanter for styret og 14 medlemmer

Post og orienteringer

• Velforeningen og Jutøya AS har sendt brev til (nye) Vestfold og Telemark fylkeskommune angående fylkeskommunal støtte til fergedriften. Telemark gir langt større beløp fergedriften mellom Brevik og Sandøya enn Vestfold fylkeskommune gir til Jutøya. Når de to fylkene slås sammen 1. januar 2020, mener vi tilskuddet bør harmoniseres.

• Veierland vel og Tenvik og Småvik vel har sammen sendt brev til VKT hvor de klager på innstilte bussavganger i vinter (og tidligere vintre). 

• Jørn refererte fra informasjonsmøtet Hesnes Group 25.11. Hesnes Group ønsker å rive/bygge om næringslokalene i Tenvik, og bygge leiligheter i stedet. De har i da ca. 20 % belegg på lokalene. Det er snakk om ca. 60 boenheter. Kyststien vil legges i langs vannkanten i stedet for bak næringseiendommen, der den går nå. Det er et langt lerret å bleke å få til noe slikt, de tenker seg et 10-årsperspektiv. Problemet med en slik om regulering vil først og fremst være den økte trafikken noe slikt medfører langs den smale tenvikveien. Vår ønskede ventebod i Tenvik ble ikke nevnt, vi bør lage et nytt innspill sett i lys av Hesnes Groups planer.

• Det blir Grøtfest 8. desember kl. 17.00. Initiativtaker er Monica Iversen. Hun ber alle som ønsker å komme om å melde seg på til henne.

• Velfesten er avlyst pga. for få påmeldte.

• Veierlendingen er nedlagt. Styret i velforeningen uttrykte ønske om å overta avisas arkiv, men Bjørn Arve Iversen (avisas redaktør) sa det var vanskelig av tekniske årsaker. Han ser på saken sammen med Andreas Harvik.

Sammenslåing av Veierland vel og Veierland hytteeierforening/endring av vedtekter

Styret, ved Gro Nystuen har laget et forslag til nye vedtekter. Hun har tatt utgangspunkt i vedtekene fra 2014.

Alle forslag er todelt: Alternativ 1 tar utgangspunkt i at Veierland vel består slik foreningen er i dag, alternativ 2 at foreningen har slått seg sammen med hytteeierforeningen. 

1. Formål

Alternativ 1: Veierland vel har til formål å samle alle beboere på Veierland til i fellesskap å fremme og verne allmenne interesser for kretsen. Foreningen er partipolitisk uavhengig.

Alternativ 2: Veierland vel har til formål å samle alle fastboende, andre beboere og hytteeiere på Veierland til i fellesskap å fremme og verne allmenne interesser for kretsen. Foreningen er partipolitisk uavhengig.

2. Medlemmer

Alternativ 1: Som medlemmer opptas beboere og hytteeiere på Veierland. Fastboende blir A-medlemmer med stemmerett, og sommergjester blir B-medlemmer, og har ikke stemmerett. Aldersgrense for medlemsskap er fylte 15 år. Innmeldelse skjer til kassereren.

Alternativ 2: Alle fastboende, andre beboere og hytteiere kan bli medlemmer. Aldersgrense for medlemsskap er fylte 15 år. Innmeldelse skjer til kassereren.

Det var stor enighet om at beboere er personer som er folkeregistrert på Veierland. Det ble diskusjon rundt begrepet «andre beboere», om dette er nødvendig å ha med. Det ble påpekt at «andre» kan sende søknad om medlemsskap i velforeningen til styret.

3. Kontingent

Kontingenten fastsettes på årmøtet. Medlemmene betaler samme sum. Medlemsåret går fra 1. januar til 31. desember.

Setningen om at medlemmene betaler samme sum utgår.

4. Styret

Alternativ 1: Vellet ledes av et styre på 5 medlemmer: leder, nestleder, kasserer, sekretær og ett eller to styremedlemmer. Et av vellets B-medlemmer skal, om mulig, velges som styremedlem med stemmerett. 

Alternativ 2: Vellet ledes av et styre på 5 medlemmer: leder, nestleder, kasserer, sekretær og et styremedlem. Et flertall i styret skal være fastboende.

Kasserer kan etter eget ønske fritas for å delta på styremøtene, men skal holdes orientert om styrets virksomhet og skal holde styret orienter om Vellets økonomi. Kasserer har ved en slik ordning stemmerett som vanlig medlem. Ved en slik ordning kan styret velge et ekstra styremedlem. 

Styret kan være representert med minst ett medlem i alle komitéer. Ingen i styret skal sitte i valgkomitéen.

Hvordan blir det med fordelingen mellom fastboende og hyttegjester hvis det kommer benkeforslag på årsmøtet? Benkeforslaget må være på en person med samme «bostatus» som den man forelår å erstatte.

5. Valg og valgkomité

Samtlige valg foregår på årsmøtet. Alle valg avgjøres ved simpelt flertall. Gjenvalg kan finne sted. Hvis ingen ber om skriftlig avstemning, kan valg avgjøres ved håndsopprekning eller akklamasjon. 

Stemmerett har den som har betalt kontingent ved årsskiftet og som har vært medlem av velforeningen i minst tre måneder. Avstemning ved fullmakt skal være skriftlig. En person kan bare ha en fullmakt. 

Halvparten av styret velges for to år avgangen for å skape kontinuitet i styrearbeidet. 

Valgkomitéen består av tre medlemmer som velges for tre år. Et medlem skiftes ut hvert år. Medlemmet som sitter i tredje periode er leder for komitéen dersom ikke komitéen blir enig om noe annet. 

I og med at styret skal bestå av fem medlemmer, kan ikke halve styret skiftes ut hver gang. Maksimum tre styremedlemmer kan skiftes ut ved hvert valg?

Man må ha vært medlem i minst seks måneder før man har stemmerett i velforeningen.

6. Styrets virksomhet

Leder skal sammenkalle alle møter og lede dem. Sekretæren fører protokoll og utfører alle skriftlige arbeider i foreningen. 

Alle innbetalinger skjer til kassereren mot kvittering. Kassereren skal legge frem regnskap i revidert stand til hvert årsmøte. 

Vellets oppsparte midler settes inn i bank. Styret skal alltid søke medlemmenes samtykke (ved medlemsmøtevedtak) til bruk av midlene. Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til akutte drifts- og vedlikeholdskostnader, til alminnelige administrative formål og til gjennomføring av eventuelle andre vedtak som er fastsatt på medlemsmøte. 

7. Årsmøte

Alternativ 1: Ordinært årsmøte avholdes innen utgangen av februar hvert år. Styret fremlegger årsberetningen, revidert regnskap, medlemsfortegnelse og status.

Alternativ 2: Ordinært årsmøte avholdes første halvdel av juni (eller siste halvdel av august) hvert år. Styret fremlegger årsberetningen, revidert regnskap, medlemsfortegnelse og status.

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende 14 dager før årsmøtet. Forandringer i vedtektene må være diskutert på et medlemsmøte for å kunne realitetsbehandles på årsmøtet. Det kreves 2/3 flertall for de tilstedeværende stemmeberettigede for endringer av vedtektene. Alminnelig medlemsmøte holdes så ofte som styret finner det nødvendig.

Styret utarbeider et budsjett til første medlemsmøte etter årsmøtet. Innkalling til årsmøtet skal skje seinest 14 dager før møtet.

Medlemmene kan forlange at det avholdes ekstraordinært årsmøte. 

8. Vedtak i særlige saker (nytt punkt)

I saker som fremmes på årsmøte eller medlemsmøte, og som er av særlig betydning for de fastboende på Veierland, kreves et flertall av de fastboendes stemmer for å fatte vedtak. Fastboende er de som er folkeregistrert på Veierland. 

I saker som fremmes på årsmøte eller medlemsmøte, og som er av særlig betydning for hytteeierne på Veierland, krevet et flertall av hytteiernes stemmer for å fatte vedtak.

Hvis det oppstår uenighet om en sak faller innenfor regelen om vedtak i særlige saker, skal styret avgjøre om saken faller innenfor denne regelen.

9. Velforeningens oppløsning

Vellets oppløsning kan kun skje på et årsmøte hvor samtlige medlemmer er gitt varsel. Vedtak om dette kan kun fattes ved 2/3 flertall av de stemmeberettigede. De oppsparte midler anvendes da til allmennyttige formål for Veierland. 

Varselet må være skriftlig og sendt ut minst 14 dager før årsmøtet. Oppløsning av foreningen må vedtas på to årsmøter med minimum seks måneders mellomrom.

Eventuelt

Taket på velhuset trenger ettersyn. Styret vil be Jon Hafstad se på saken i løpet av 2020.

Medlemsmøte 03.06.2019

Til stede: styret og 17 medlemmer

Post og orienteringer

Det er laget en filmsnutt om Veierland (Villa Veierland primært) på ca. ett minutt. Destinasjon Vestfold vil ha betalt (av Villa Veierland) for å legge den ut på sin hjemmeside. Det er ikke Villa Veierland interessert i. Men filmsnutten er mye delt i sosiale medier, så det burde være muligheter
for å få sett den.

Kommunen har plassert ut livbøye og stige på Tenvik.

Det går rykter om at venteboden på Tenvik er inne i kommunebudsjettet. Vi krysser fingrene.

Vedtektsendring ved eventuell sammenslåing av Veierland vel og Veierland hytteeierforening

Gro innledet. Det tas ingen avgjørelse i kveld, vi fortsetter debatten. Styret har konkludert med at vi går inn for sammenslåingen. Hvis sammenslåingen blir reell, trenger vi å gjøre enkelte vedtektsendringer. Forøvrig bør alle vedtektene gjennomgås og «ryddes opp i». Det er gjort mange endringer i årenes løp, og en gjennomgang av formuleringer/tvetydigheter/unødvendigheter osv. bør foretas. Alt vil selvsagt bli behandlet på medlemsmøte/årsmøte.

Styret mener at ved en eventuell sammenslåing skal det kun være en type medlemskap, ikke A-medlemmer og B-medlemmer som nå. Alle medlemmer vil ha stemmerett.

Når det gjelder lån/leie av vellet, vil det fortsatt være gratis lån for dem som lager et arrangement som er åpent for alle, og til glede for øyas beboere/hyttegjester, som f.eks. kafé.

Alle medlemmer, fastboende som sommergjester vil måtte betale noe for å ha andre, mer private arrangementer på vellet. Vi tenker oss at det kan være lavere leiepris om vinteren.

Gro leste opp styrets forslag til vedtektsendring ved en eventuell sammenslåing: 

I saker som fremmes på årsmøte eller medlemsmøte, og som er av særlig betydning for de fastboende på Veierland, kreves et flertall av de fastboendes stemmer for å fatte vedtak.

Hvis det oppstår uenighet om en sak faller innenfor denne regelen, skal et 2/3 (eller 3/4) flertall av de fastboende avgjøre om saken faller innenfor denne regelen.

I saker som fremmes på årsmøte eller medlemsmøte, og som er av særlig betydning for hytteeierne på Veierland, kreves et flertall av hytteeiernes stemmer for å fatte vedtak.

Hvis det oppstår uenighet om en sak faller innenfor denne regelen, skal et 2/3 (eller 3/4) flertall av hytteeierne avgjøre om saken faller innenfor denne regelen.

Hun understreket at medlemmene ville få anledning til å komme med forslag til vedtektsendringer. Vi tar sikte på et nytt møte om saken i august. Endelig vedtak kommer på årsmøtet i 2020.

Dermed var diskusjonen om en eventuell sammenslåing i gang:

Det ble stilt spørsmål ved hva man ønsket å oppnå ved å slå foreningene sammen?

Blant svarene var at begge foreningen sliter med lave medlemstall og at man ble sterkere sammen.
Det vil være lettere å skaffe folk til bare ett styre. Medlemskapet i velforeningen vil kunne gi sterkere tilhørighet, og dermed økt oppslutning om f. eks dugnader. Medlemskontingenten fra hytteeierne vil være et verdifullt økonomisk bidrag i seg selv. Mange hyttegjester er her svært mye, for dem kan et fullverdig medlemskap i Veierland vel være ønskelig. De fleste små steder som har velforening, har en felles, både for hyttegjester og fastboende. Hytteeierforeningen har knapt saker å engasjere seg i, utover søppelhåndtering og Veierland rundt. Gjennomsnittsalderen er høy. Ønsker velforeningen økt medlemstilslutning fra hyttegjestene, må de tilbys noe, som f.eks. et fullverdig medlemskap. Å slå sammen foreningene vil gi oss tilgang på flere menneskelige ressurser. Det er svært mange ressurssterke hyttegjester.

Blant motargumentene var frykten for at hytteeierne (som jo er langt flere enn oss fastboende) vil kunne overta styringen. Det ble nevnt som eksempel en konflikt i Tenvik og Småvik vel.

Styrets forslag til vedtektsendring ble kritisert for ikke å være godt nok. Hva om begge parter påberoper seg at en spesifikk sak er viktigst for dem? Vi må ha vedtekter som fungerer om det oppstår en konflikt.

Det kom forslag om at da måtte styret/vellederen avgjøre saken. Vi må ha vedtekter som sikrer at styret har flertall av fastboende/at vellederen alltid er en fastboende. Det ble tatt til orde for at bare fastboende burde ha vetorett.

Det ble påpekt at det å slå sammen foreningene slett ikke er noen garanti for at det blir lett å finne folk til styret. Det er ikke sikkert at det blir mer hender å fordele arbeidsoppgavene på for det om vi slår oss sammen. Hvis vi slår oss sammen, er det en beslutning det er umulig å angre. Hva med velhuset og verdien det representerer? Vedtektene må sikre de fastboendes eiendomsrett til bygningen. Er det ikke bedre at to foreninger tilknyttet Veierland sender inn forespørsler/høringsuttalelser m.m. til kommunen? Det kom forslag om at alle foreningene på Veierland kunne rasjonalisere ved å holde seg med en, felles kasserer. Kanskje antall verv i velforeningen kan reduseres?

Styret tok til seg forslaget om at vedtektene bør inneholde en bestemmelse om styresammensetning, og at man må sikre velhuset for de fastboende.

Medlemsmøte 12.05.2018

Tilstede:
Styret + 15 medlemmer.

Post
Avslag på søknad om støtte til Jogeir Stokklands bokprosjekt (søkt i velforeningens navn) fra Anders Jahres humanitære stiftelse.

Takkekort fra Grethe Skogen for blomster mottatt til 75-årsdagen.

Nyutgivelse av Hus og folk på Veierland
Styret har mottatt en epost fra Svein Aurmark angående et nyopplag på 300 eks. av en revidert utgave av Hus og folk på Veierland. Den tidligere utgaven er utsolgt. Det vil koste kr 68 000,- å trykke opp boka på nytt, og på sikt vil salget gi inntekter på kr. 105 000,- som tilfaller velforeningen. Medlemmene ga sin tilslutning. I ettertid har Svein opplyst om at det koster kr. 1500.- å trykke opp 100 eks. ekstra. Gro har foreslått at vi bør øke til 500 eksemplarer. Styret stiller seg positive til dette. Det blir altså et opplag på 500 eksemplarer, og prisen blir kr. 71 000,-.

Møtet med Tenvik vel
Carl Stousland orienterte medlemmene om møtet vi hadde med Tenvik vel angående de tre alternative forslagene til ventebod på Tenvik. Alternativ A utvidelse av eksisterende servicebygning, alternativ C et lite glassbygg på kaia (på ny brygge bak krana) og alternativ B, på det nå avstengte området nord for brygga.
Vi vil fremme alle tre forslag overfor kommunen. Må ta kontakt med fylkeskommunen siden Tenvikveien er en fylkeskommunal vei. Tom Aare jobber med å få til en ventebod på Engø i Sandefjord.

Søppel
Carl Stousland videreformidlet en klage fra Egil Torgersen angående søppel. Folk tar seg ikke bryet med å kildesortere, og kaster alt samme sted. Det betyr at Egil og hans folk må stå og sortere. Leverer de noe feil, får de bot. Carl viste fram et bilde som viste innholdet i en container for papp: stolputer, ryggsekk, elektriske ledninger m.m. Ryggsekken var påført navn og eks-eier er kontaktet. Det dreier seg ikke om en fastboende. De som gjør slikt må skjerpe seg!

Dessuten: Når søpla er full, så er den full. Ikke sett fra dere søppel utenfor containerne. Inneholder søppelposen matrester blir den revet i filler og innholdet dratt utover av fugler og dyr.

Lise Sandereid etterlyser et sted på øya hvor vi kan dumpe hageavfall. Styret tar kontakt med kommunen angående dette.

Frisbee-golf på Veierland
Berit foreslår at vi oppretter en bane for frisbee-golf på øya. Styret er positive til dette. Banen kan være kort eller lang, den kan gå langs eksisterende stier og veier eller i friområder, og vil bestå av en rekke vide kurver (omtrent som tønna på «hvalbåten» på lekeplassen på vellet) i 1 1/2 meters høyde. Frisbee-golf blir stadig mer populært, og er en sport som passer for alle. Kurvene må støpes fast i bakken. Dette er et «anlegg» som krever lite vedlikehold, inngrepet i naturen er lite, og trolig vil svært mange ha glede av det.

En hovedutfordring er å finne et passende område, kanskje på friområdet på Kjølholmen? Berit Hoemsnes, og Pål Nystuen har meldt seg til en komité, denne komitéen trenger flere medlemmer, gjerne noen som kjenner øyas geografi godt, så ta kontakt med Berit Hoemsnes på tlf 412 59 382 dersom du er interessert.

Det er et mål at komitéen skal ha kommet opp med et forslag i løpet av september. Det er frist i oktober til å søke om kommunale midler til idrettsformål.

Guiding på øya
Lise Sandereid blir stadig kontaktet av grupper som ønsker omvisning på øya. Hun håper at flere kunne tenke seg å gjøre dette? Ta kontakt med Lise hvis du har lyst.

Invitere det nye kommunestyret til øya
Før kom Nøtterøy kommunestyre alltid på besøk til Veierland. Styret bør ta et initiativ overfor det nye kommunestyret.

Infotavler
Vi bør sette opp flere og mer informative info-tavler rundt om på øya.

Sanitetsbilen
Ellen Verde blir oppringt av folk som ønsker å bruke sanitetsbilen som transportmiddel fram til hytta. Det understrekes at bilen kun kan benyttes som syketransport.