Styrets møte med ansvarshavende 05.06.2018

Referent: Marite Juul

Tilstede:
Gro Nystuen, Tore Iversen, Jørn Arnesen, Andreas Harvik, Kari Magee, Anne Iversen, Monica Iversen, Signe Beck, Ellen Karlowicz, Sandy Farazjou, Tone Bjørnli, Atle Torbjørnsen, Signe Tvinnereim og Marite Juul.


Vaktmesterlauget
Det blir et par dugnader i løpet av juni. Kun utgifter i form av maling.



Nettsiden til velforeningen
Siden er nesten klar. Gro og Andreas skal ta en siste gjennomgang. Siden skal kun inneholde saker som vedrører velforeningen, og hjemmesiden blir veierlandvel.no eller org, for å klargjøre at dette er vellets hjemmeside.

Rispestua
Ellen K. og Gunn Lundemo har ansvar for Rispestua. Jørn har spandert strøm på stua, slik at vi har lys der. Det bør skaffes en gammeldags utelampe som gir dempet belysning. Ellen vil holde Rispestua åpen når hun har åpent atelier på skolen i sommer. Signe Tvinnereim tar kontakt med kommunen angående klipping av gresset rundt skolen og Rispestua.

Basaren 
Tone og Knut Bjørnli er hovedansvarlige for basaren. Tone har funnet «basarboka» som gir oversikt over arbeidsoppgavene. Monica og Anne I. ga en fysisk utgave av denne boka til styret i fjor, men den ser ut til å ha forsvunnet? Vi må lete. Tone og Knut er i gang med å finne ansvarshavende til de ulike aktivitetene som ballkast, fiskedam og skyting. Tone er også i gang med å skaffe skrivere til loddsalget. Det holder gjerne med en voksen som har ansvar for ballkast og fiskedam, så lenge vedkommende kan rekruttere barn/ungdom som kan sitte i fiskedammen og bestyre ballkastingen. Tone og Knut har også overordnet ansvar for rydding/delegering av rydding etter basaren, dette går vanligvis svært greit, i og med at alle tar ansvar for sine områder. Kristina og Bjørn Arve må forespørres om hhv. lån av kortterminal og ansvar for penger/elektronisk loddtrekning under basaren.

Anne I. og Monica er i gang med å kjøpe inn gevinster og vil sette opp gevinstene. Tone tok på seg ansvaret for henting av gevinster. De vil også utarbeide lister over hvem som har vunnet. De kan bruke 40 – 45 000 kroner på gevinster.

Marite tar alt ansvar for tombolaen, inkludert oppsetting/nedtaking av teltet tombolaen deler med ballkast.

Britt Paulsen er i gang med å organisere kjøkkentjenesten.

Det er kjøpt inn to nye geværer.

De kom opp spørsmål om vi burde be om gevinster, og det ble enighet om at vi kan sende ut epost hvor vi oppfordrer folk både til å melde seg som frivillige til basaren, og å donere (fine) gevinster.
Marite lager utkast til epost og basaroppslag. Begge utkast forelegges styret, Tone og Knut.

Kakelotteri
Berit var ikke tilstede, men ble referert på at det hadde vært vanskelig å finne folk til å bake og sitte på loddsalg. Kakelotteriet er en viktig inntektskilde for vellet, så her må vi oppfordre folk til å stille.

Frivillighetsgruppa
Tore tar med bilen til EU-kontroll, vask, dieselpåfyll og service. Jørn undersøker om vi kan få et godt tilbud på rustbehandling. Vi fikk en stor sum penger til vedlikehold av bilen i forbindelse med Svein Pedersens begravelse.

4. juni var deler av frivillighetsgruppa på HLR-kurs på sykehuset. Kurset holdes av Torill Andersen, og er helt gratis. Brannvesenet kommer 7. juni. I den forbindelse bør det nevnes at vi har hengt opp plakater om brannfaren rundt om på øya. Vi sendte en henvendelse med forespørsel om plakater til kommunen 28. mai, men har ennå ikke fått noe svar. Marite purrer kommunen.

Blomsterhilsen/flaggheising
Signe B. Rapporterte at det går fint med blomsterhilsnene, men hun savnet flagget på vellet 17. mai. Vi har ingen flaggansvarlig nå, og velhuset er heller ikke noen offisiell bygning, men vi er helt enig med henne i at det burde vært flagg 17. mai. Vi skjerper oss til neste år. Gro kjøper vimpel til flaggstanga vår.

Filmgruppa
Sandy og Andreas planlegger utendørsfilm en eller annen gang på seinsommeren/høsten. Ellers er det absolutt mulig å lage filmkveld/dag for barn når det regner, f.eks. Det er vanskelig å få filmkvelder til å gå i pluss.

Festkomiteen
Planlegger høstfest!

Eventuelt
20. juni kommer Færder kommunes idrettskonsulent på besøk til øya. Lasse skal møte ham, men vil
gjerne at noen andre blir med. Vi går ut fra at dette er på dagtid, så det blir vanskelig for de fleste. Men vi håper Berit Hoemsnes kan bli med og snakke varmt for frisbeegolf-planene.

Atle Torbjørnsen siterte Tone Bergesen (som har gitt oss betydelig økonomisk støtte ved flere anledninger tidligere) på at vi måtte bare si fra om det var noe vil trengte penger til.

Jørn har – igjen – tatt initiativ til å få vasket kirketårnet som er fullt av svartsopp. Han har skal også arrangere konsert med Solveig Slettahjell 19. juli. Det er verdt å få med seg! Tone B. kunne fortelle at kirken på Veierland er nedleggingstruet. Det er knapt noen som går i kirken. Flere i forsamlingen lovet seg selv og andre å begynne å gå på gudstjenestene. Første er nå søndag 10. juni. Møt opp!

Jørn har også luftet tanken om en sammenslåing av velforeningen og hytteeierforeningen på øya på styremøte i hytteierforeningen. Der var tonen positiv. Velstyret skal ha møte om saken 12. juni.

Styrets møte med ansvarshavende 28.09.2017

Referent: Marite

Tilstede:
Brit, Monica, Berit E., Berit B., Anne I., Bjørn Arve, Atle, Signe, Tore, Lasse, Jørn, Lise og Marite.

Vaktmesterlauget (Jørn, Tore, Bjørn Arve og Atle)
Status for velhuset: Sørveggen skal ha ett strøk til med maling, samt hvitmaling rundt vinduer m.m.

Nordveggen er vasket og klar for to strøk maling. Vestveggen skal vaskes og males. Østveggen skal ha det tredje strøket med maling.

Gulvet i salen bør slipes, men det er ikke mye mer å slipe på. Bør vurderes skiftet ut.

Tore har innhentet anbud på oppgradering av det elektriske anlegget, vi tar opp saken på ekstraordinært medlemsmøte 11. oktober. Vi kan søke refundert kr. 4000,- fra Enova.

Luka ned til krypkjelleren i peisestua bør åpnes (det er laget markeringer i gulvet). Det monteres netting foran luftelukene inn til krypkjelleren. I den forbindelse bør vi få en rørlegger til å se på røropplegget i kjelleren. Vanntrykket på vellet er dårlig. Tore tar kontakt med Tom Halvorsen.

Vi bør få på plass en pipetopp på pipa. Ved kraftig nedbør renner det vann inn fra feieluka.

Taket på vellet bekymrer. Det siger, og det danner seg istapper under takskjegget. Vi må skaffe oss et prisoverslag på hva det vil koste. Vaktmesterlauget tar kontakt med Jon Hafstad for et prisoverslag.

Utelampene er ulike og dessuten ikke særlig pene. Brit finner ut hva de opprinnelige kostet, og hvis det ikke er for dyrt, bestiller vi nye.

Vaktmesterlauget har følgende prioritering av oppgaver framover: Få malt ferdig velhuset og der nest utbedret taket.

Det er store utgifter, men vi har heldigvis kr. 400 000,- «på bok».

Beredskapsgruppa (Signe og Tore)
Det er etablert et oppkallingssystem som testes hver fredag kl. 16.00. Alle i gruppa blir ringt opp av AMK. Ved ordentlig alarm, oppgis det fargekode for hvor alvorlig det er, gul og rød. Ved rød varsling skal alle som kan, møte opp. 

Det er hengt opp skriv som informerer hytteeierne om hvordan de kan finne koordinatene for hytta si, slik at de kan oppgi disse i krisesituasjoner. Alle bør vite koordinatene for hytta/boligen sin.

Det er etablert en ordning med 2 årlige møter med Brannvesenet/AMK. 

Ny førstehjelpsskrin er innkjøpt til vellet.

Jørn har spandert en ny båre som er lett å bære.

Hele beredskapsgruppa har vært på et svært nyttig hjerte/lungeredningskurs i regi av Torill Andersen. Dette kurset vil bli gjentatt jevnlig.

Det er ønskelig med debriefing ved alvorlige hendelser. Signe har vært i kontakt med kommunaldirektøren (som var helt uvitende om at man har en beredskapsgruppe på Veierland). Gruppa kan ta kontakt med kommunen for profesjonell bistand ved behov. 

Deler på hjertestarteren må skiftes. Vi får disse fra Røde kors. Vellet tar utgiftene.

Dialogen med Brannvesenet er god. Det har nylig vært øvelse. 

Alle ambulansene får plass på ferga. Fergefører er den som bestemmer om ambulansen skal tas om bord eller ikke. Det har med flo og fjære å gjøre.

Tore mener det vil være lurt med klistremerker på sanitetsbilen som viser at den er en sanitetsbil.

Materialforvalter (Monica): Det har vært mye utleie/utlån av vellet i det siste. Har allerede bookinger for neste år. Vi må gjøre noen nye investeringer. Først og fremst må vi ha en ny lås. 
Det er en rekke nøkler i omløp (det er blitt laget kopier), og det har vært tilfeller hvor folk låser seg inn og forsyner seg med ting. Noe er blitt helt borte, andre ting dukker opp etter en tid. 
Det er absolutt ikke greit at folk låner med seg ting uten tillatelse.

Det finnes en rekke muligheter når det gjelder ny lås, f.eks. Forskjellige typer kodelåser. Monica og Tore ser på saken.

Kompensasjon for telefonbruk/kjøpegodtgjørelser
Det påløper en god del utgifter for enkelte i forbindelse med velarbeid, ikke minst for beredskapsgruppa. Styret lager et skjema for kompensasjon som kan fylles ut ved behov. Skjemaet legges på veierland.org.

Kakelotteri (Berit B.)
Lotteriet gikk med 16.000 kr i overskudd i år :-) Berit ønsker seg et mer profesjonelt skilt. Jørn skaffer oss et skilt med teksten «Veierland vels kakelotteri».

Servering på velmøtene (Berit E.)
Det går fint.

Styrets økonomiske ramme: Styret kan disponere inntil kr. 3000,- uten medlemmenes samtykke. Denne summen må økes. Vi har et medlemsmøtevedtak som øker summen til kr. 5000,-. Men vedtaket har ikke vært behandlet på årsmøtet.

Basaren (Anne I. og Monica)
Anne og Monica fortsetter som innkjøpere til basaren, men gir seg som basaransvarlige. Valgkomitéen må finne noen nye. De to har laget en ny utgave av Basarhåndboka som de/den nye med ansvar for basaren vil få. Basaren er vår viktigste inntektskilde, og en stor suksess. Netto inn i 2017 var kr. 120 000,-. Vi må forsøke å få dratt med nye øyboere i basararbeidet.

Hytteeierforeningen (Jørn)
Foreningen har ca. 200 medlemmer, litt færre enn før.

Drenering
Lasse mener det er lurt å se dreningen ved veien ved redskapsboden og rundt fotballbanen i helhet, det vil gi lavere kostnader. Vi har kr. 20 000,- til rådighet. Egil står for gravingen. Tom Halvorsen og Henning Marcussen skal levere anbud på dreneringsjobben.

Flaggheising
Vi har ingen til å heise flagget i øyeblikket, og dropper det, i og med at vi ikke er noen offentlig institusjon.